Automatizarea proceselor de achiziție in cadrul unui sistem informatic de tip ERP (Enterprise Resource Planning) este o strategie esentiala pentru îmbunătățirea eficienței și controlului în ceea ce privește procesul de aprovizionare într-o companie.
ERP reprezintă un sistem software integrat care gestionează și optimizează procesele dintr-o organizație, inclusiv cele legate de necesarul de achiziție.
Citește și articolul: Ana Maria Ursu (COO) devine acționar al companiei CloudHero după doi ani în organizație
Iată cum poate contribui automatizarea proceselor de achiziție prin ERP:
- Automatizarea propunerilor de achizitie: ERP calculeaza automat necesarul de aprovizionare in functie de disponibilitatea stocurilor, analizand:
- Stocul “on hand” din depozit
- Parametrii de stoc – Stocul de siguranta, Reorder Point, Cantitatea economica de comanda
- Previziunile de vanzare
- Comenzile de achizitie deschise
- Comenzile de productie deschise
- Comenzile de vanzare deschise
- Comenzile de retur comercial deschise
- Rezervarile de stoc
Raportul necesarului de achizitie este disponibil in timp real, eliminand riscul erorilor umane.
- Gestionarea furnizorilor: ERP permite gestionarea centralizată a relațiilor cu furnizorii, inclusiv evaluarea performanțelor acestora, gestionarea contractelor și negocierea prețurilor.
- Monitorizarea stocurilor: ERP monitorizează în timp real nivelurile de stoc, permițând astfel o gestionare eficientă a acestora. Acest lucru contribuie la evitarea stocurilor in exces sau a situatiilor de rupturi de stoc.
- Procesarea automată a facturilor: ERP poate automatiza procesul de primire și procesare a facturilor, facilitând reconcilierea cu comenzile de achizitie și livrările.
Aceasta reduce riscul de erori și accelerează fluxul de lucru in cadrul Departamentului Financiar.
- Raportare și analize: ERP oferă instrumente puternice de analiză și raportare, permițând managementului să obțină o imagine de ansamblu asupra costurilor operationale, performanței furnizorilor și altor aspecte legate de achiziții si stocuri.
- Conformitate și control: Automatizarea proceselor prin ERP ajută la asigurarea conformității cu regulamentele și standardele, reducând riscul de erori și fraude. De asemenea, oferă un control riguros asupra activităților legate de achiziții.
- Integrare cu alte sisteme informatice ale partenerilor: Sistemele informatice de tip ERP se pot interconectate cu cele ale partenerilor companiei (furnizori si clienti).
Prin aceasta se asigura transferul electronic de informații structurate, cum ar fi facturi, ordine de cumpărare, confirmări de livrare și alte documente comerciale între sisteme informatice fără intervenția umană.
- Mobilitate: Un sistem ERP modern poate facilita accesul la informații și funcționalități cheie prin intermediul dispozitivelor mobile, permițând decidenților să ia decizii informate în timp real, indiferent de locația lor.
Implementarea automatizării proceselor de achiziție prin intermediul sistemelor informatice de acest tip aduce multiple beneficii, cum ar fi reducerea costurilor legate de activitatea logistica, îmbunătățirea eficienței operaționale și creșterea transparenței în procesul de aprovizionare.
Supply Sense asigura configurarea si implementarea automatizarii proceselor logistice prin intermediul sistemelor informatice de tip ERP, in conformitate cu specificul activitatii companiei dvs., contribuind astfel la asigurarea unui proces de aprovizionare eficient care sa garanteze satisfacerea cerințelor clienților prin costuri operationale optime.